公司档案管理制度

企业档案与管理制度

一、定义与目的

企业档案，这份在研发、建设、生产等活动中形成的宝贵财富，是对国家、社会及企业自身发展具有保存价值的文字、图表等历史记录的集结。其管理制度的构建旨在确保档案从收集到整理，从保管到利用，都能得到系统的监督，以此来保障档案的完整性、安全性和系统性，为企业的持续发展提供有力支撑。

二、管理原则

我们的档案管理遵循三大原则：

1. 统一领导，分级管理：旨在维护档案的完整与安全，确保档案工作的部署与业务同步进行。

2. 集中保管，分类管理：在行政人事部的统筹下，档案得到集中保管，同时根据档案的性质进行分类管理。

3. 信息化推动：我们积极推进档案数字化进程，建立电子档案管理系统，确保电子档案的真实性、完整性和可用性。

三、职责划分

在档案管理中，各部门职责明确：

行政人事部：制定档案管理制度，监督执行，负责档案的收集、整理、鉴定、保管及销毁，并负责组织档案管理培训。

其他部门：负责本部门档案的日常收集、标识、保管，并定期向行政人事部移交档案原件或复印件。

财务部门：独立建档保管财务档案，如账册、凭证等。

四、管理范围

我们的档案管理涵盖多个类别，包括行政类、业务类、人事类、财务类和技术类。每一类别都有其特定的文件内容和管理要求。

五、工作流程

档案工作的流程包括收集与整理、归档与保管、利用与销毁等环节。每个环节都有详细的操作步骤和要求，以确保档案的完整性和安全性。

六、监督与处罚

为确保档案管理的有效性，我们实施内部和外部的监督机制。对违反档案管理规定的行为，如档案损毁、泄密等，将记入诚信档案或面临行政处罚。

七、政策要求与时效性

随着《经营主体登记档案管理办法》的施行，我们严格按照市场监管总局的要求进行档案管理工作，确保档案的规范性和可追溯性。我们也注重与行业内外的档案管理动态保持同步，不断提升档案管理水平。

八、档案编号规则示例

为了帮助更好地管理和查找档案，我们制定了详细的档案编号规则。例如，纸质档案采用“部门代码-年度-分类代码-顺序号”的方式进行编号，如“HR-2025-01-001”；而电子档案则要求文件名包含编号、名称和日期，如“HR_20250320_员工培训记录”。这样的编号规则有助于快速定位档案，提高管理效率。